En estricto cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas concordantes sobre el derecho al Habeas Data, Layraton Asociados S.A.S., identificada con NIT 902082328-3, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., actuando como responsable del tratamiento de los datos, a través de su plataforma legal-tech Herédalo.co (en adelante “Herédalo.co” o el “Responsable”), adopta la siguiente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales aplicable a todos los Clientes, Usuarios y/o Herederos.
DATOS PERSONALES QUE RECOPILAMOS
Para la prestación de nuestro servicio integral de trámite de sucesiones por mutuo acuerdo, desde la fase de cotización hasta la firma de la escritura notarial, Herédalo.co recolectará, almacenará y procesará las siguientes categorías de datos:
- Datos de Identificación y Contacto: Nombres, apellidos, tipo y número de documento de identidad, estado civil, dirección de domicilio, número de teléfono (para contacto vía WhatsApp y llamadas) y correo electrónico.
- Datos Patrimoniales, Financieros y Tributarios: Información detallada sobre los activos (inmuebles, vehículos, cuentas, acciones) y pasivos (deudas, obligaciones) del causante, así como información tributaria relevante para los trámites ante la DIAN, UGPP y Secretarías de Hacienda.
- Datos Sensibles (Familiares y de Filiación): Información contenida en registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción, parentescos, existencia de menores de edad (si aplica) y condiciones de salud mental o interdicción de alguno de los herederos que obren en la documentación aportada.
Aviso sobre Datos Sensibles: El titular tiene derecho a no proporcionar datos sensibles. Sin embargo, por la naturaleza jurídica del trámite de sucesión, la entrega de información sobre el estado civil, filiación y patrimonio es un requisito indispensable y obligatorio para demostrar la calidad de heredero, elaborar el trabajo de partición y culminar el trámite notarial.
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
La información recolectada por Herédalo.co será utilizada exclusivamente para las siguientes finalidades inherentes a la prestación del servicio legal y tecnológico:
- Fase de Preparación: Evaluar la viabilidad del caso a través de nuestra calculadora rápida, emitir la cotización y elaborar el contrato de prestación de servicios.
- Revisión y Gestión Legal: Permitir la carga de documentos al Portal de Clientes para la revisión jurídica estricta, así como la redacción de poderes, inventarios, avalúos y el trabajo de partición por parte de nuestros abogados expertos.
- Operación Tecnológica y Trazabilidad: Crear y gestionar la cuenta del usuario en el Portal de Clientes 24/7, permitiendo la visualización en tiempo real del progreso del trámite (línea de tiempo de 12 etapas) y la consulta de radicados oficiales.
- Asesoría y Acompañamiento: Facilitar la comunicación directa (vía WhatsApp, teléfono o correo) con el asesor exclusivo asignado para guiar al cliente y solicitar la subsanación de inconvenientes documentales o tributarios.
- Logística y Operación: Coordinar con nuestro personal motorizado la “recolección express” de los documentos físicos y poderes debidamente firmados y autenticados en la ubicación del cliente.
- Gestión Notarial y Estatal: Compartir la información necesaria para radicar los expedientes ante las Notarías asignadas, tramitar publicaciones de edictos en prensa y radio, y gestionar las aprobaciones, paz y salvos o vistos buenos ante entidades del Estado (DIAN, UGPP y Secretarías de Hacienda).
- Administrativa y Contable: Facturación electrónica, gestión de cobros y cumplimiento de obligaciones tributarias propias de Layraton Asociados S.A.S.
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS A TERCEROS
El titular autoriza expresamente a Layraton Asociados S.A.S. para compartir, transmitir o transferir sus datos a los siguientes terceros, estrictamente para los fines del servicio:
- Abogados adscritos: Profesionales del derecho de Layraton Asociados S.A.S. encargados de firmar y presentar los trabajos de partición.
- Entidades Públicas y Privadas: Notarías, DIAN, UGPP, Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, Secretarías de Hacienda, y medios de comunicación (para edictos).
- Proveedores Operativos: Empresas de mensajería o motorizados encargados de la recolección física de documentos.
- Proveedores Tecnológicos: Servicios de alojamiento en la nube (servidores donde opera el Portal de Clientes) y plataformas de facturación electrónica.
DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Usuario, como titular de los datos, tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Layraton Asociados S.A.S.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato. Nota: La revocatoria o supresión no procederá mientras el Usuario mantenga un contrato vigente con Layraton Asociados S.A.S. (ej. el trámite de sucesión esté en curso) o exista un deber legal/contable de conservar la información.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y PROTOCOLOS
Herédalo.co protege los datos mediante estrictos protocolos tecnológicos y operativos:
- Revisión Digital Segura: La carga de copias digitales al portal se realiza bajo entornos encriptados. Ningún documento original físico se recibe sin validación previa, minimizando el riesgo de pérdida.
- Custodia de Físicos: Una vez el motorizado recolecta los documentos originales, estos entran en una cadena de custodia segura por parte del equipo de Layraton Asociados S.A.S. hasta su radicación notarial y posterior devolución al cliente (Fase 3).
ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS (PQR)
Para ejercer sus derechos (conocer, actualizar, rectificar o suprimir datos), el titular deberá enviar una solicitud formal indicando su nombre, número de identificación, descripción de la solicitud y datos de contacto, a través del correo electrónico: info@heredalo.co. Las consultas serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en quince (15) días hábiles, prorrogables según la ley colombiana.
8. VIGENCIA Y MODIFICACIONES
Las bases de datos de Herédalo.co tendrán una vigencia equivalente al tiempo necesario para cumplir las finalidades aquí descritas, más el término que dispongan las normas contables, fiscales y de archivo vigentes. Layraton Asociados S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Las actualizaciones sustanciales serán notificadas a través del Portal de Clientes o vía correo electrónico.
